Часто компании работают с поставщиками по привычным каналам – через e-mail или мессенджеры. К конкретному поставщику привязан свой менеджер, который помнит историю взаимодействия, выстраивает отношения с представителем поставщика и отслеживает новую информацию об ассортименте. До определенного момента эта схема работает без сбоев (или почти без сбоев).

До момента когда, например, нужно согласовать добавление товаров в ассортимент, такое первичное согласование может занимать несколько рабочих дней. 

Когда пора внедрять портал поставщиков? 

    Специалисты KT.Team выделили несколько общих сигналов, которые подскажут, настало ли время для автоматизации работы с поставщиками. 

Чек-лист: 

1.     Вы продаете какой-то товар по цене, которая близка к закупочной, потому что вовремя не получили обновленных цен от поставщика. Такое бывает, когда взаимодействие с поставщиками организовано по электронной почте. Очередное письмо с обновлением цен попадает в спам и запускает эффект домино: ваши менеджеры не внесли новые закупочные цены в системы компании, из-за этого никто не скорректировал цену для конечных покупателей… И вот уже вместо маржинальных продуктов у вас на полках – убыточные. Еще более явный знак – если такая ситуация возникает не в первый раз. 

2.     У вас появляются негативные отзывы, что реальные товары выглядят не так, как на фото в интернет-магазине (или на маркетплейсе). Поставщики не присылают вам обновленные фото упаковки, или присылают их в ненадлежащем качестве, или ваши менеджеры не успевают или забывают обновить фото на каналах продаж. В итоге покупатели заказывают, например, дворники для своего автомобиля в красной упаковке, а получают – в прозрачной и не могут понять, правильный ли товар они получили и кто их обманывает. 

3.     Товар уже добавлен на полку, но склад не может принять его. Машина с первой партией товаров от нового поставщика уже приехала на склад, но склад не может ее принять, потому что в системах не хватает данных. Например, отсутствует информация о габаритах упаковки, условиях хранения или товарном соседстве. Менеджер поставщика не предоставил эту информацию, письмо с ней потерялось или информация вовремя не попала в складские программы – причина может быть любой. Но результат один: товар вы уже продаете в онлайне, но на складе его все еще нет.

Можно принимать решение о внедрении и до того, как ошибки начнут сказываться на вашем бизнесе: достаточно посмотреть на две простые метрики: 

- Количество постоянных поставщиков. Если их больше десяти, стоит задуматься о внедрении. 

- Количество менеджеров, которые взаимодействуют с поставщиками. Если их больше трех – значит, процесс взаимодействия становится все менее управляемым и все более уязвимым.

Задача портала поставщиков – создать единое окно и единое пространство, в котором могли бы работать и поставщики, и все заинтересованные подразделения компании-покупателя. Портал автоматизирует основные этапы взаимодействия – «отвязывает» поставщиков от конкретного менеджера.

Портал поставщиков, по опыту KT.Team, дает выигрыш по трем метрикам: 

1.     Скорость взаимодействия с поставщиками; 

2.     Стоимость взаимодействия; 

3.     Качество взаимодействия.